Come inviare pec per conto di un altra persona

Che cos’è.

La pec è un tipo di posta elettronica che ha valore legale equivalente a quello di una raccomandata a ricevuta di ritorno ed è quindi uno strumento di uso quotidiano per la gestione dei problemi legali, in quanto consente di inviare comunicazioni ufficiali senza spese postali e senza il fastidio e la perdita di tempo di doverle stampare su carta e portare tutto all’ufficio postale per la consegna.

Questo vale sia per gli avvocati, che inviano molte comunicazioni di questo tipo, che per gli utenti, sia pure nelle meno numerose occasioni in cui hanno bisogno di inviare lettere di questo genere.

In Italia, l’invio di una e-mail certificata nelle forme previste dalla normativa vigente è equiparato, dall’art. 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, alla spedizione di una raccomandata cartacea. E’ importante sottolineare che, ai fini legali, il messaggio si considera consegnato al destinatario quando è stato depositato nella sua casella di posta, senza che rilevi l’effettiva lettura dello stesso da parte del destinatario, come avviene, del resto, nel caso della raccomandata tradizionale consegnata in busta chiusa, che si considera ricevuta anche se chi la riceve, ad esempio, dimentica o trascura di aprirla. La disciplina particolareggiata della pec è data comunque dal regolamento contenuto nel DPR 11 febbraio 2005, n. 68.

Come funziona più in particolare.

La posta elettronica certificata, tramite l’intervento di un soggetto certificatore, permette di ottenere una ricevuta di spedizione del proprio messaggio e, se anche il destinatario usa una casella pec, una ulteriore, seconda, ricevuta di consegna; queste due ricevute sono analoghe a quelle postali tradizionali: il tagliandino bianco, di accettazione, e la cartolina gialla, di ricevimento.  

Ma come funziona più di preciso la pec? Il gestore di posta elettronica certificata, che poi è il provider di posta, nel momento in cui prende a carico l’email del mittente, gli invia una prima ricevuta, di accettazione, “chiusa” con firma digitale, che certifica intanto l’avvenuto invio di una mail con un certo contenuto ad un determinato destinatario. Nel momento, poi, in cui il gestore deposita il messaggio nella casella del destinatario, invia al mittente una seconda ricevuta, di consegna, che certifica l’avvenuta ricezione, anche questa munita di firma digitale.

Sia la ricevuta di accettazione che la ricevuta di consegna sono in formato elettronico e come si è visto sono chiuse con firma digitale.

Se il gestore di posta elettronica non è in grado di depositare la mail nella casella del destinatario, perchè ad esempio la casella è piena o il destinatario è errato, invia una ricevuta di mancata consegna. I gestori di posta certificata hanno l’obbligo di non accettare le mail contenenti virus, ma questo è un problema che emerge al momento dell’invio, dando luogo ad una ricevuta di mancata accettazione.

Come fare per dotarsi di una propria pec. 

Ci sono diversi gestori che operano sul mercato, autorizzati dall’Agenzia per l’Italia digitale, che ha sostituito il CNIPA, il Centro Nazionale per l’Informatica nelle Pubbliche Amministrazioni, e poi il DigitPA, come previsto dalla legge.

Noi abbiamo provato in passato la pec di Legalmail, il sistema legato ad Infocamere, la società delle camere di commercio italiane, che tra l’altro sta effettuando una promozione a favore di tutte le aziende iscritte offrendola gratuitamente per un certo periodo. La richiesta del proprio account di pec è molto semplice e si svolge quasi interamente on line, collegandosi al sito www.legalmail.it. Al momento della richiesta, viene assegnato il numero di prenotazione, lo user name e la password. Il servizio, per un anno con una casella di capienza fino a 100 mb, con possibilità di inviare e ricevere mail sino a 30 mb, costa, comprese tasse e spese varie, 58,50€. Dopo il pagamento, che può avvenire con carta di credito sempre on line, si deve stampare e compilare il contratto del servizio, spedendolo via fax insieme ad un documento di identità al gestore. L’attivazione della casella mail è garantita entro i 2 giorni lavorativi successivi, termine che nel nostro caso è stato rispettato.

Una volta attiva la pec, si può iniziare ad utilizzarla sia tramite web, con il classico sistema della webmail, sia direttamente sul proprio computer con uno dei più diffusi client di posta elettronica. Noi abbiamo provato la configurazione con il protocollo IMAP, a nostro giudizio assai preferibile rispetto al pur utilizzabile POP3, e siamo riusciti a farla funzionare con Microsoft Outlook e con Mozilla Thunderbird, mentre non siamo riusciti a farla andare con Mail di Apple sotto Macintosh, restando quindi agli utenti della mela possibile usare Thunderbird, nella versione per mac. Presso il sito di legalmail è possibile impostare appositi filtri di posta, effettivamente indispensabili per gestire le varie ricevute, che operano a livello server spostando il messaggio nelle cartelle desiderate o eseguendo altre azioni. Nel nostro caso, abbiamo creato due sottocartelle, destinate a contenere l’una le ricevute di accettazione e l’altra quelle di consegna.

In seguito abbiamo abbandonato Legalmail ed attualmente utilizziamo Aruba, che ci consente di avere indirizzi pec legati al nostro dominio, ad esempio il mio indirizzo pec è . Posso scriverlo tranquillamente qui perché accetta solo mail proveniente da altre caselle pec, cestinando tutte le altre, quindi la possibilità di ricevere spam è esclusa in radice.  

Come trovare gli indirizzi pec.

Per legge, tutte le amministrazioni, imprese, liberi professionisti devono disporre di un indirizzo di pec, che deve essere indicato in un apposito elenco pubblicamente consultabile via web. I registri sono diversi per le amministrazioni e i privati:

• registro pa.

• registro INI-PEC

Gli indirizzi pec si possono consultare anche presso il vecchio registro di Infoimprese.

Quindi un utente di pec che, ad esempio, avesse bisogno di inviare una raccomandata al proprio comune di residenza, o alla usl di riferimento o a qualsiasi altro ente pubblico potrà ricercarlo e, una volta individuato l’indirizzo, spedire la propria mail, a costo zero (cioè senza i costi della tradizionale raccomandata postale) con l’efficacia di cui si è detto sopra.

Naturalmente, la pec può essere usata anche per i privati.