Come creare una cartella condivisa su google drive

Drive è un servizio di Google disponibile a chiunque sia titolare di un account Google (istituzionale o privato). Serve per la gestione e condivisione dei documenti in vari formati.

Drive permette di:

creare documenti testuali (doc), tabellari (xls, csv), presentazioni (power point);

condividere i documenti creati con altri account Google (istituzionali del comune di Palermo o privati);

caricare dal pc documenti in formato doc, pdf, ppt, xls, audio e video, in maniera tale che essi siano sempre consultabili in qualsiasi postazione pc connessa alla rete internet.

Di seguito gli step da seguire per creare, caricare e condividere documenti di vari formati su Google Drive

Nella pagina web di Gmail clicca sui 9 puntini in alto a destra.

Clicca sull'icona "Drive".

Dai un titolo alla cartella appena creata.

All'interno della cartella è possibile creare altre sotto cartelle.

Se abbiamo bisogno che altre persone accedano alla nostra cartella dobbiamo condividerla con altri account email.

Cliccare sul nome della cartella "tutorial uso Google Drive" nel caso di questo esempio.

Successivamente cliccare su "Condividi".

Scrivere l'indirizzo email della persona con la quale vogliamo condividere il documento, e poi cliccare "Invia".

Se vogliamo che l'altra persona possa modificare il nostro documento lasciamo settata l'icona della penna (a destra accanto lo spazio per scrivere l'indirizzo email).

Se vogliamo che chiunque abbia il link può visualizzare il documento dobbiamo cliccare prima su "Avanzate" e poi su "Chi ha accesso".

Cambiare la selezione da "Privato" a "Attivo - Chiunque abbia il link può visualizzare".

La schermata successiva ci fornirà un indirizzo web (selezionato in azzurro) che è possibile copiare e incollare in una email ad un collega o in una chat di una video riunione per condividere l'accesso a documenti di interesse comune.

Praticamente chiunque ha questo link può accedere in visualizzazione ai documenti contenuti nella cartella che abbiamo condiviso.

Dopo avere creato la cartella, cliccare dentro il nome della cartella creata e creare "Documenti Google".

Creato il Documento Google, dare innanzitutto un titolo (in alto a sinistra) e cominciare a scrivere.

Per condividere il nostro Documento appena creato con altre persone, è possibile farlo disponendo dell'account email della persona con la quale intendiamo condividerlo. Clicca sul tasto azzurro "Condividi" in alto a destra.

Scrivere l'indirizzo email della persona con la quale vogliamo condividere il documento, e poi cliccare "Invia".

Se vogliamo che l'altra persona possa modificare il nostro documento lasciamo settata l'icona della penna (a destra accanto lo spazio per scrivere l'indirizzo email).

Diversamente se vogliamo che l'altra persona viaulizzi soltanto il nostro documento, senza la possibilità di modificarlo, clicchiamo sull'icona a destra che riporta la penna e clicchiamo su "può visualizzare".

Se condividiamo il documento con un account email che non fa parte dell'organizzazione comune di Palermo (cioè non è @comune.palermo.it) allora troveremo questa finestra. Basta cliccare su "SI".

Nelle impostazioni AVANZATE della condivisione è possibile stabilire che la condivisione del documento avvenga con chiunque abbia il link della pagina web in cui si trova il documento stesso.

Dopo avere selezionato la tipologia di condivisione (cioè in visualizzazione, o in modifica), cliccare su "Fine".

Così facendo possiamo inviare il link della pagina via email o nella chat durante una video riunione e le altre persone potranno accedere per visualizzare il nostro documento.

Questa impostazione vale per qualsiasi formato di file che si trova nella cartella creata su Drive (pdf, xls, doc, ppt).

Le impostazioni illustrate possono essere applicate a documenti testuali (formato doc), tabellari (formato xls), presentazioni (formato ppt), e documenti in formato pdf.

Tutti i documenti creati su Google Drive (documenti di testo, tabelle, presentazioni power point, ecc.) non contribuiscono a diminuire la quantità di dati (30 Gigabyte) a disposizione di ogni account Google istituzionale. Quindi è possibile creare migliaia di documenti senza alcun problema.

Soltanto i file in formato pdf e i file audio e video contribuiscono a incidere nello spazio dati complessivo disponibile per ogni account Google.

E' preferibile non usare più i documenti word salvati sul proprio pc (di casa o d'ufficio) per le attività lavorative, ma crearli su Google Drive, assicurandoci in tal maniera la possibilità di averli sempre con noi attraverso qualsiasi computer (e smartphone e tablet) connesso alla rete internet.

Qui un valido tutorial video sull'uso di Google Drive

A questo link è disponibile un tutorial della Regione Veneto, molto chiaro, sul funzionamento degli strumenti collaborativi di Google Drive.

Come si fa a creare un Drive condiviso?

Che differenza c'è tra Drive condivisi e condivisi con me?

Come si crea una cartella su Google Drive?